Organizándonos

Un simple proyecto que los gestores de RRHH podrían querer, en el 2010, es mejorar la efectividad personal del staff de RRHH ayudándolos con sus métodos para orgainzar y priorizar el trabajo. Organizarse es un reto constante y mucha gente no es buena para ello. Existen métodos comprobados para mejorar la efectividad personal y si los adopta en RRHH, entonces tendrá un departamento con mejor rendimiento.

Métodos para mejorar la productividad personal
Hay cientos d libros y seminarios sobre organización y ser más productivo. La mayoría de eos tienen ideas útiles a valorar. He tomado muchos de sus consejos a lo largo de los años, como "si usted tiene una tarea insatisfactoria en su lista, hágala de inmediato y olvídese de ella". Sin embargo, solo encontré un sistema que prueba ser verdaderamente una excelente solución para mantener el trabajo bajo control, y ese es de David Allen -"David Allen's Getting Things Done (GTD)"- dicho libro está disponible.

Lo que hace especial al sistema de Allen es que su principal objetivo es deshacerse del stress en lugar de simplemente realizar más trabajo en un periodo de tiempo. El éxito de su sistema en reducir el stress es el que provee de mtivación para apegarse al sistema. Como habrá experimentado hay muy buenas ideas para mejorar su vida pero a menos que esté desarrollada la motivación para continuar con ellas, las personas usualente no se ciñen al programa.

Ideas principales
Este artículo no pretende ser un sustituto a la lectura del libro, sino que me estoy permitiendo compartir algunas pocas ideas sobre el sistema GTD. Una de ellas, es que el stress proviene de "cabos sueltos en la cabeza" esos son las sensaciones de incomodidad que necesita para prepararse para una reunión, leer algunos reportes y oh! hay una conferencia pronto, todas esas cosas posibles que suceden alrededor suyo son las que crean esa ininterminable tensión.

La solución que plantea Allen es que no se debe gastar la energía preocupándose sobre qué es lo que usted tiene que hacer, todo está escrito en el papel donde usted pude lidiar con ello.
Uns segunda clave consiste en que en lugar de simplemente escribir una tarea, necesita tomarse un momento para pensar en el siguiente paso y escribirlo. Si está preocupado sobre una próxima presentación, no sólo escriba preparar presentación, en lugar de ello piense en los pasos a segui, por ejemplo "Hablar con María sobre lo que hizo el año pasado" Tener identificado claramente el siguiente paso a tomar quitará gran parte de la carga de su mente.

Estas simples idas resultan ser muy podeross para tener al trabajo (y la vida) bajo control, reducir el stress e incrementar la productividad. El libro tiene algunos años por ello hay demasiado énfasis en el papeleo, en comparación con la corriente actual.

Las condiciones para el Aprendizaje
Hay mucho que decir para comprometer a tantas personas como sea posible en el aprendizaje del sistema. Primero, mientras más personas se organicen, mayor será la productividad de su departamento. Segundo, hay un efecto de red que facilita el aprendizaje de grupo en comparación con el individual. En lugar de sólo leer y aplicar GTD como una actividad aislada puede ser un deporte de equipo donde se motivan unos a otros y disuten ideas.

Retorno de la inversión
No toma mucho tiempo para aprender y adoptar el sistema. Si su equipo lee algunos cápitulos a la semana, habrán terminado el libro en menos de dos meses. Una vez que se haya hecho la organización básica, entonces usar el sistemá será parte de la vida diaria haciendo que su gente y/o departamento sea más productivo de manera inmediata, es decir está ahorrando tiempo en lugar de gastarlo. La mayor inversión en tiempo es en la organización inicial, cuando está "vaciando el cajón", ordenando las pilas de papeles en su escritorio y quizás hasta reorganizando su sistema de archivos. Eso puede tomar un día o dos dependiendo del caos en su oficina - pero no tiene que hacerlo todo de una vez.

Como hombre de negocios, hay muchas heramientas e ideas que utilizo para el aprendizaje, marketing, entrega de resultados, y así sucesivamente. Sin embargo no hay una sola herramienta más útil para mi que el sistema GTD. Si está buscando una manera, a bajo costo, para que el departamnto de RRHH sea más feliz y productivo, no puedo pensar en un proyecto más simple y confiable que hacer que el equipo aprenda el sistema GTD.